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Gestion du temps : 10 clés pour l’optimiser

Est-ce que vous vous dites que les journées passent trop vite ? Que vous avez l’impression de ne pas avoir été productive aujourd’hui ?  Ou que le temps semble filer à toute allure sans que vous ne ressentiez le sentiment de satisfaction du travail bien fait ? Et s’il s’agissait juste d’améliorer votre gestion du temps ? Je vous propose 10 clés reconnues pour l’optimiser au quotidien.

gestion du temps : keep cool !

Il existe de nombreux principes d’optimisation du temps qui vous permettent d’être plus efficace, plus concentrée, plus organisée et plus productive dans vos journées. Cependant, il nous arrive aussi à toutes, de ne pas être en forme certains jours. Comme on dit, il y a des jours avec, et des jours sans. Et c’est ok. Acceptez que certaines journées, vous soyez moins efficaces. C’est déjà un premier pas vers le bien-être.

Maintenant, s’il s’agit de quelque chose de récurrent, l’un des axes pour changer ça, peut être d’apprendre à améliorer la gestion du temps dans votre quotidien. Pour cela, je vous propose de découvrir 10 concepts-clés enseignés dans les formations sur la performance, la productivité dans la gestion du temps. Ces concepts ne sont pas exhaustifs et portent souvent le nom de leur « découvreur » ou de leur technique. Les voici regroupés en 4 axes pour améliorer votre gestion du temps :

  • Prioriser et classer
  • Être concentrée et productive
  • Être mieux organisée
  • Anticiper pour mieux performer
gestion du temps organisation optimisation

gestion du temps : comment prioriser et classer vos activités

1. La loi de Pareto ou la règle des 80/20 pour prioriser vos tâches

Elle permet de prioriser vos corvées, en réalisant d’abord les tâches qui représentent 20% d’efforts mais qui apportent 80% de résultats. 

Exemples : 20% des clients sont à l’origine de 80% des ventes ; ou encore 20% des pièces stockées dans une entreprise représentent 80% de la valeur du stock.

Cette règle démontre que 80% des résultats découlent uniquement de 20% du travail réalisé ou que certaines actions, a contrario, prennent 80% du temps pour 20% de résultats.

Savoir prioriser en commençant sa journée avec les tâches ayant un impact positif et reléguer les tâches accessoires en fin de journée quand on est moins performant, est l’une des clés du succès.

Il faut aussi être en capacité de dire non aux choses qui ne sont pas essentielles pour concentrer son énergie sur son cœur de métier et son expertise. Pour savoir prioriser, posez-vous la question : « Si vous ne pouviez travailler qu’aujourd’hui, par quoi commenceriez-vous ? »

2. La matrice d’Eisenhower pour trier vos tâches et améliorer votre gestion du temps

On a parfois tendance à se charger de tâches inutiles qui n’ont pas vraiment de bénéfices : exemple, regardez des vidéos YouTube pour découvrir la guidance astrologique du jour. Sauf si vous êtes une passionnée ou que c’est votre métier, ce n’est pas vital.

La matrice d’Eisenhower va vous aider à classer vos tâches selon leur niveau d’importance et d’urgence :

  • D’abord, ce qui est important ET urgent : est à traiter de suite.
  • Puis, ce qui est important MAIS peu urgent : est à planifier.
  • ensuite, ce qui est peu important MAIS urgent : est à déléguer.
  • Enfin, ce qui est peu important et peu urgent : est à supprimer.

En complément pour prioriser et classer vos tâches au quotidien, je vous conseille très concrètement de revenir à l’essentiel pour ne pas vous faire submerger par tous les à-côtés, tout ce qui est accessoire ou tous les imprévus du quotidien.

Ensuite, apprenez à déléguer ce qui n’est pas indispensable, et à dire non pour ne pas vous rajouter de charge supplémentaire. J’ai écrit un article avec la technique du « non positif » pour dire non en préservant vos relations. Et un autre dédié spécifiquement à l’existence de cette charge mentale très présente chez nous, mesdames.

Toutes les techniques existent, il suffit de les appliquer en ajustant son mental, ses comportements et ses ressentis. Le coaching est très bénéfique pour transformer votre rapport et votre gestion du temps. Contactez-moi pour en savoir plus, j’accompagne de nombreuses femmes sur ce chemin depuis plusieurs années.

gestion du temps : Comment être plus concentrée et productive dans vos activités ?

3. La loi d’Illich ou du rendement décroissant

Cette loi se base sur la théorie du rendement décroissant, du nom de cet ancien curé autrichien. Selon cette théorie, au-delà d’un certain seuil de travail, à savoir 90 minutes en moyenne, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. Ainsi, il est important de pouvoir s’imposer des moments de repos afin de prendre du recul sur son travail et d’améliorer sa concentration par la suite. L’autre technique complémentaire à celle-ci est la celle de la tomate que je vous présente ci-dessous.

4. La méthode Pomodoro pour une meilleure gestion du temps

Celle-ci vient d’un italien et fait référence au minuteur en forme de tomate qu’on trouve dans les cuisines. Cette méthode consiste à utiliser un minuteur pour fractionner son temps de travail et ses temps de pause. Ce qui permet d’être plus concentrée et donc plus efficace tout au long de la journée. Voici le fonctionnement en utilisant un minuteur :

  • Préalable : une tâche à la fois.
  • Programmer 25 minutes de travail en étant pleinement concentrée sur cette tâche, sans aucune distraction.
  • Puis accordez-vous 5 minutes de repos et constatez le travail accompli.
  • Une fois la pause terminée, choisissez à nouveau une tâche et travaillez dessus pendant 25 minutes en programmant votre minuteur.
  • En tout, réalisez 4 cycles de travail. Tous les 4 « pomodori » (c’est-à-dire toutes les 2h), prenez une pause un peu plus longue de 15 à 20 minutes.

Cela améliorera l’efficacité et la productivité de vos journées. Un concept intéressant à l’heure où l’on parle de travailler 4 jours par semaine avec la même charge de travail, dans certaines start-ups.

Gestion du temps méthode de la tomate pomodoro

5. La loi de Carlson ou du travail continu

Cette loi précise qu’un « travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». L’interruption est l’ennemi de la productivité. Un travail à temps fractionné est moins efficace qu’un travail réalisé en continu. Car votre cerveau a besoin de 3 minutes pour se reconnecter à la tâche et au travail qu’il faisait. Il est donc intéressant de rester constant dans son travail et focus sur une tâche à la fois. Il faut donc éviter de tomber dans le multitâches qui perturbe notre attention. Notre cerveau a besoin aussi de moments de relaxation, mais il faut le faire avec parcimonie et bien le délimiter.

Pour ne pas compromettre votre efficacité, prenez l’habitude de vous concentrer au maximum pour réaliser tout votre travail en vous protégeant des « mangeurs de temps » :

  • Évitez les interruptions (téléphone, email…) afin de ne pas ralentir votre rythme.
  • Coupez les distractions (réseaux sociaux, notifications).
  • Signalez autour de vous que vous avez besoin d’être tranquille et que vous n’êtes pas disponible.
  • Regroupez les tâches de même nature pour optimiser votre temps.

gestion du temps : Comment être mieux organisée dans vos activités ?

6. La loi de Douglas ou de chaque chose à sa place

Cette loi s’adresse plus particulièrement aux personnes désordonnées. Ce principe part du constat que plus vous disposez d’un grand espace de travail, plus vous avez tendance à accumuler des affaires sur cet espace jusqu’à ne plus vous y retrouver.

Ainsi, vous perdez du temps à retrouver un papier caché sous une pile de dossiers. Cela s’applique aussi à l’organisation de vos fichiers sur votre ordinateur. Si vous ne classez pas vos fichiers, vous perdez du temps à retrouver l’information dont vous avez besoin.

Ici, le principe est de dire que chaque chose a sa place. Bien ranger son bureau et ses papiers est l’un des moyens pour gagner du temps, que ce soit sur votre bureau physique ou informatique, comme sur vos étagères ou vos tiroirs. Utilisez tous les planificateurs et classeurs avec des codes couleurs pour vous aider à organiser votre espace. Laissez votre espace rangé et propre à chaque fin de journée, pour vous donner envie de vous y remettre. C’est bien connu : quand on se met à ranger, trier ses placards, on se sent mieux et plus au clair mentalement.

gestion du temps organisation

7. La loi de Laborit ou loi du moindre effort

Selon cette loi, notre comportement nous pousse à faire ce qui nous fait plaisir en premier. C’est pourquoi nous procrastinons en repoussant une tâche au lendemain parce qu’on préfère réaliser les tâches qui nous procurent une satisfaction immédiate.

Donc, l’astuce est de commencer vos journées par la tâche la plus difficile ou la plus pénible. Ensuite, célébrez votre effort et offrez-vous une récompense dès que celle-ci est terminée. Vous pouvez ainsi anticiper la planification de vos journées en fonction de la difficulté de vos activités.

gestion du temps : Comment anticiper pour mieux performer ?

8. Loi de Murphy ou la loi du pire

Prévoir un temps dédié aux imprévus dans votre semainier, c’est une autre astuce très aidante pour ne pas être submergée.

« Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner. »

E. Murphy

Cette loi est aussi connue sous le nom de Loi de l’emmerdement maximum ou loi de la tartine beurrée. Vous savez, la tartine du matin qui tombe systématiquement du côté beurrée ! Ce principe se vérifie régulièrement au travail lorsque des imprévus viennent retarder vos projets. Cette loi vous invite à anticiper les problèmes éventuels et à réfléchir à des solutions pour les limiter, voire les éliminer.

9. La loi de Hofstadter ou du glissement de planning

Selon cette loi, nous nous trompons souvent quand il s’agit d’évaluer le temps nécessaire pour réaliser une tâche, un projet. Cela peut arriver parce que nous avons une mauvaise connaissance de ce que le travail induit, mais aussi pour paraître le plus performant en annonçant des dates butoirs volontairement plus courtes. Cependant, les délais finissent souvent par être repoussés et le planning glisse, se décale.

Ainsi, selon cette loi, il est bon d’estimer plus largement le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, en prenant en compte dès le départ un possible retard.

gestion du temps planification

10. La loi de Parkinson ou de l’étalement dans le temps

Et en même temps, sachez que plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus vous en prendrez. Par exemple, si vous avez 15 jours pour terminer un dossier, vous prendrez ces 15 jours, quitte à étaler vos tâches. Alors que si vous avez 5 jours pour le faire, vous utiliserez ces 5 jours avec plus d’efficacité pour réaliser le même travail. Nous l’avons tous fait pendant nos études ou au travail. Dédier un temps optimisé pour chaque tâche, permet de gagner en efficacité et en productivité. En moins de temps, vous réaliserez plus de travail qu’avant.

C’est le principe de cette loi : « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». En résumé, plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.

En conclusion...

« Il y a des jours, des mois, des années interminables où il ne se passe presque rien. Il y a des minutes et des secondes qui contiennent tout un monde »

Jean d'Ormesson

Tous les jours, la Vie vous offre un compte à 86 400 secondes. Certaines passent vite et d’autres s’écoulent avec lenteur, selon ce que vous vivez. Avec ces techniques de gestion du temps, optimisez votre compteur pour profiter de tous les moments précieux que la Vie vous offre.

Aller plus loin sur la gestion du temps : faîtes-vous coacher !

Et pour aller plus loin, faites-vous accompagner avec un programme de coaching personnalisé. Réservez dès maintenant votre séance téléphonique d’1h pour échanger sur votre problématique. C’est gratuit et sans engagement, profitez-en !

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